DGAP-News: EUROKAI GmbH & Co. KGaA / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
EUROKAI GmbH & Co. KGaA: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 09.06.2021 in https://hv-eurokai.link-apps.de/imeet mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

29.04.2021 / 15:07
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
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EUROKAI GmbH & Co. KGaA Hamburg Wertpapierkennnummern 570650, 570652 und 570653
ISIN-Codes DE0005706501, DE0005706527 und DE0005706535
Eindeutige Kennung der Veranstaltung: EKH202106oHV Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung die als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreterinnen der Gesellschaft) am Mittwoch, den 9. Juni 2021 um 10:00 Uhr (MESZ) stattfindet.


Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre live im Internet übertragen.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist die Gasstr. 18, 22761 Hamburg.

I.

Tagesordnung:

1.)

Vorlage des vom Aufsichtsrat gebilligten Jahresabschlusses und Konzernabschlusses der EUROKAI GmbH & Co. KGaA sowie der vom Aufsichtsrat ebenfalls gebilligten Lageberichte für die Gesellschaft und den Konzern mit dem erläuternden Bericht zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 289a, 315 Abs. 4, 315a HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2020

Der Jahresabschluss, der Konzernabschluss, die Lageberichte für die Gesellschaft und den Konzern, der Bericht des Aufsichtsrats sowie der erläuternde Bericht zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 289a, 315 Abs. 4, 315a HGB jeweils für das Geschäftsjahr 2020 können im Internet unter

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

eingesehen werden.

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen.

2.)

Beschlussfassung über die Feststellung des Jahresabschlusses der EUROKAI GmbH & Co. KGaA per 31. Dezember 2020

Der vorgelegte, vom Abschlussprüfer testierte Jahresabschluss der EUROKAI GmbH & Co. KGaA für das Geschäftsjahr 2020 weist einen Bilanzgewinn von EUR 169.731.342,53 aus.

Die persönlich haftende Gesellschafterin und der Aufsichtsrat schlagen vor, den Jahresabschluss 2020 in der vorgelegten Form festzustellen.

3.)

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Die persönlich haftende Gesellschafterin und der Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2020 in Höhe von EUR 169.731.342,53 wie folgt zu verwenden:

Verteilung an die Aktionäre EUR 15.838.945,31
Einstellung in andere Gewinnrücklagen EUR 7.500.000,00
Vortrag auf neue Rechnung EUR 146.392.397,22
Bilanzgewinn EUR 169.731.342,53

Die Verteilung an die Aktionäre erfolgt nach § 5 Abs.1 lit. b) und lit. c) der Satzung, wobei auf die Inhaberstamm- und stimmrechtslosen Vorzugsaktien jeweils eine Dividende von 100 % bezogen auf den jeweiligen Nennbetrag von EUR 1,00 entfällt. Dies entspricht einer Dividende von EUR 1,00 je Inhaberstamm- und stimmrechtsloser Vorzugsaktie.

Sofern die EUROKAI GmbH & Co. KGaA im Zeitpunkt der Beschlussfassung durch die Hauptversammlung eigene Aktien hält, sind diese nach dem Aktiengesetz nicht dividendenberechtigt. Der auf nicht dividendenberechtigte Aktien entfallende Teilbetrag wird ebenfalls auf neue Rechnung vorgetragen.

Der Anspruch der Aktionäre auf ihre Dividende wird gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG am dritten auf die Hauptversammlung folgenden Geschäftstag fällig. Die Auszahlung der Dividende für das Geschäftsjahr 2020 erfolgt dementsprechend am 14. Juni 2021.

4.)

Beschlussfassung über die Entlastung der persönlich haftenden Gesellschafterin

Die persönlich haftende Gesellschafterin und der Aufsichtsrat schlagen vor, der persönlich haftenden Gesellschafterin für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

5.)

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats

Die persönlich haftende Gesellschafterin und der Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

6.)

Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1 letzte Alternative, 101 Abs. 1 AktG i.V.m. § 11 Abs. 1 der Satzung der EUROKAI GmbH & Co. KGaA aus sechs Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung zu wählen sind.

Die Amtszeit des Aufsichtsratsmitglieds Frau Katja Both endet mit Ablauf der diesjährigen Hauptversammlung. Darüber hinaus hat Herr Dr. Sebastian Biedenkopf mit Wirkung zum 31. Dezember 2020 sein Mandat im Aufsichtsrat wegen einer beruflichen Veränderung, die ihm leider die Fortführung des Mandats nicht gestattete, niedergelegt. Als sein Nachfolger wurde Herr Christian Kleinfeldt auf Antrag der persönlich haftenden Gesellschafterin der Gesellschaft per Gerichtsbeschluss vom 11. März 2021 bestellt. Gemäß Ziffer C.15 des Deutschen Corporate Governance Kodex vom 16. Dezember 2019 ('Kodex') ist seine gerichtliche Bestellung bis zu dieser Hauptversammlung befristet worden, sodass auch sein Mandat mit Ablauf der diesjährigen Hauptversammlung endet. Herr Christian Kleinfeldt soll nunmehr erstmalig und Frau Katja Both soll durch die Hauptversammlung erneut in den Aufsichtsrat gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, wie folgt zu beschließen:

a)

Frau Katja Both, kaufmännische Angestellte bei EUROGATE GmbH & Co. KGaA, KG, Bremen,

wird erneut in den Aufsichtsrat gewählt und zwar gemäß § 11 Abs. 2 der Satzung der EUROKAI GmbH & Co. KGaA bis zum Schluss der vierten auf die Wahl folgenden ordentlichen Hauptversammlung der EUROKAI GmbH & Co. KGaA.

b)

Herr Christian Kleinfeldt, Prokurist und Finanzdirektor Jahr Holding GmbH, Hamburg,

wird in den Aufsichtsrat gewählt und zwar gemäß § 11 Abs. 3 der Satzung der EUROKAI GmbH & Co. KGaA als Nachfolger für Herrn Dr. Sebastian Biedenkopf für den Rest von dessen Amtszeit, d.h. bis zum Schluss der ordentlichen Hauptversammlung 2024 der EUROKAI GmbH & Co. KGaA.

Angaben gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG:

Frau Katja Both hat folgende Aufsichtsrats- oder vergleichbare Mandate:

-

Contship Italia S.p.A., Mitglied des Board of Directors (non-executive).

Herr Christian Kleinfeldt hat folgende Aufsichtsrats- oder vergleichbare Mandate:

-

EUROGATE Geschäftsführungs-GmbH & Co. KGaA, Bremen, Mitglied des Aufsichtsrats.

Angaben gemäß Ziffer C.13 und C.14 des Kodex:

Frau Katja Gabriela Both ist

-

Kommanditistin der Familie Thomas Eckelmann GmbH & Co. KG, Hamburg,

-

deren alleinige persönlich haftende Gesellschafterin (Komplementärin) die Familie Thomas Eckelmann Verwaltungsgesellschaft mbH, Hamburg, ist, deren Gesellschafterin Frau Katja Gabriela Both ebenfalls ist.

-

Sie ist schließlich die Tochter des Vorsitzenden der Geschäftsführung, Herrn Thomas H. Eckelmann.

Die unter dem ersten Spiegelstrich genannte Familie Thomas Eckelmann GmbH & Co. KG, Hamburg,

-

ist einerseits die alleinige Gesellschafterin der Kurt F.W.A. Eckelmann GmbH, Hamburg, welche die persönlich haftende Gesellschafterin der EUROKAI GmbH & Co. KGaA ist, und

-

ihr sind andererseits über die Thomas H. Eckelmann GmbH, Hamburg, an der sie bei konzernrechtlicher Betrachtung mittelbar 100 % hält, folgende Beteiligungen an der EUROKAI GmbH & Co. KGaA zuzurechnen:

*

die stimmberechtigte Vorzugsaktie im Nennbetrag von € 520,00 (Namensaktie Nr. 00001) an der EUROKAI GmbH & Co. KGaA,

*

53,71 % der nicht stimmberechtigten Vorzugsaktien an der EUROKAI GmbH & Co. KGaA

*

und schließlich 75,55 % der Stammaktien an der EUROKAI GmbH & Co. KGaA.

Davon abgesehen bestehen nach Einschätzung des Aufsichtsrats zwischen den vorgeschlagenen Kandidaten und dem Unternehmen der EUROKAI GmbH & Co. KGaA sowie den Gesellschaften des EUROKAI-Konzerns, den Organmitgliedern der EUROKAI GmbH & Co. KGaA oder den Aktionären, die direkt oder indirekt mehr als 10 % der stimmberechtigten Aktien der EUROKAI GmbH & Co. KGaA halten, keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen, die ein objektiv urteilender Aktionär für seine Wahlentscheidung als maßgebend ansehen würde.

Die Lebensläufe der vorgeschlagenen Kandidaten stehen zum Abruf im Internet unter

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

zur Verfügung.

Die beiden Wahlvorschläge berücksichtigen das vom Aufsichtsrat beschlossene Diversitätskonzept einschließlich der Ziele für seine Zusammensetzung sowie das Kompetenzprofil für das Gesamtgremium bis auf den Anteil der Frauen im Aufsichtsrat. Hier hatte sich der Aufsichtsrat zum Ziel gesetzt, bis spätestens zum Ende der Hauptversammlung 2021 wenigstens zwei Frauen und damit neben Frau Both eine weitere Frau in das Gremium zu integrieren. Trotz intensiven Bemühens war es nicht gelungen, eine qualifizierte Nachfolgerin für Herrn Dr. Sebastian Biedenkopf zu finden, die im Sinne von § 100 Abs. 5 AktG über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügt und damit in der Lage gewesen wäre, wie erforderlich, den bislang von Herrn Dr. Biedenkopf wahrgenommenen Vorsitz im Prüfungsausschuss zu übernehmen.

Es ist beabsichtigt, in Übereinstimmung mit den Empfehlungen des Kodex die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahlen durchzuführen.

Im Aufsichtsrat der EUROKAI GmbH & Co. KGaA erfüllen Herr Christian Kleinfeldt (im Fall seiner Wahl) und Herr Dr. Klaus-Peter Röhler die Voraussetzungen eines unabhängigen Finanzexperten gemäß §§ 100 Abs. 5, 107 Abs. 4 AktG.

Herr Christian Kleinfeldt beabsichtigt, im Fall seiner Wahl für das Amt des Vorsitzenden des Prüfungsausschusses zu kandidieren, welches er nach seiner aktuell gültigen gerichtlichen Bestellung und einem entsprechenden Beschluss des Aufsichtsrats gegenwärtig bis zum Ablauf der Hauptversammlung inne hat.

7.)

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für den Jahres- und Konzernabschluss des Geschäftsjahres 2021 und vorsorglich für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts im Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf die begründete Empfehlung seines Prüfungsausschusses, vor,

die FIDES Treuhand GmbH & Co. KG, Bremen, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss des Geschäftsjahres 2021 zu wählen und zudem vorsorglich auch zum Abschlussprüfer für eine prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts im Geschäftsjahr 2021.

Für die genannten Prüfungsleistungen hat der Prüfungsausschuss nach Durchführung eines umfassenden Auswahlverfahrens dem Aufsichtsrat gemäß Artikel 16 Abs. 3 der EU-Abschlussprüferverordnung (Nr. 537/2014) über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse die FIDES Treuhand GmbH & Co. KG, Bremen, und die Ebner Stolz GmbH & Co. KG, Hamburg, empfohlen und dabei nach eingehender Auswertung der von beiden Unternehmen eingereichten Unterlagen und unter Berücksichtigung der mit Vertretern beider Unternehmen durchgeführten Interviews eine begründete Präferenz für die FIDES Treuhand GmbH & Co. KG, Bremen mitgeteilt. Diese Wertung hat sich der Aufsichtsrat zu eigen gemacht.

Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte sei und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten der Hauptversammlung beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung (Nr. 537/2014) auferlegt worden sei.

8.)

Beschlussfassung über die Bestätigung der Vergütung und über das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder

Durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie ('ARUG II') wurde § 113 Abs. 3 AktG neu gefasst. Gemäß § 113 Abs. 3 Sätze 1 und 2 AktG ist von der Hauptversammlung börsennotierter Gesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen, wobei ein die Vergütung bestätigender Beschluss zulässig ist.

In dem Beschluss sind nach § 113 Abs. 3 Satz 3 AktG die nach § 87a Abs. 1 Satz 2 AktG erforderlichen Angaben sinngemäß zu machen oder in Bezug zu nehmen (sog. Vergütungssystem). Die Vergütung kann auch weiterhin in der Satzung festgesetzt werden, wobei darin die detaillierten Angaben zu den Einzelheiten der Vergütung aus dem Beschluss der Hauptversammlung unterbleiben können.

Die in § 13 der Satzung geregelte feste Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wurde am 27. Mai 2019 durch die Hauptversammlung beschlossen und ist nach Auffassung der persönlich haftenden Gesellschafterin und des Aufsichtsrats nach wie vor angemessen und soll daher unverändert bleiben. Der Wortlaut zur Vergütung in § 13 der Satzung sowie die Angaben zum zugrundeliegenden abstrakten Vergütungssystem nach §§ 113 Abs. 3 Satz 3 und 87a Abs. 1 Satz 2 AktG sind nachfolgend dargelegt.

Die persönlich haftende Gesellschafterin und der Aufsichtsrat schlagen daher vor, die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder, wie sie in § 13 der Satzung der Gesellschaft festgelegt ist, einschließlich des vorliegenden Systems der Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder, auf dem die Vergütung basiert, zu bestätigen.

Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder gemäß § 13 der Satzung:

Im Wortlaut bestimmt § 13 der Satzung der Gesellschaft zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder:

'§ 13
(1)

Neben dem Ersatz aller notwendigen Auslagen und einem Sitzungsgeld je Teilnahme an einer Aufsichtsratssitzung von Euro 500,00 erhält jedes Aufsichtsratsmitglied eine jährliche Vergütung von Euro 15.000,00. Der stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das 1 ½-fache, der Aufsichtsratsvorsitzende das Dreifache dieses Betrages. Jedes Mitglied des Prüfungsausschusses erhält zusätzlich eine jährliche Vergütung von Euro 2.000,00. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses erhält das Doppelte dieses Betrages.

(2)

Die Umsatzsteuer für die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrates wird von der Gesellschaft erstattet, soweit die Mitglieder des Aufsichtsrates berechtigt sind, die Umsatzsteuer der Gesellschaft gesondert in Rechnung zu stellen und dieses Recht auszuüben.'

Angaben zum Vergütungssystem nach §§ 113 Abs. 3 Satz 3 i.V.m. 87a Abs. 1 Satz 2 AktG:

Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder der EUROKAI GmbH & Co. KGaA richtet sich nach dem folgenden Vergütungssystem:

(1)

Grundzüge des Vergütungssystems

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten eine Vergütung, die in einem angemessenen Verhältnis zu ihren Aufgaben und der Lage der EUROKAI GmbH & Co. KGaA steht. Das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft sieht eine reine Festvergütung zuzüglich eines Sitzungsgeldes ohne variable oder aktienbasierte Bestandteile vor. Mit der Ausgestaltung als Festvergütung wird nach Auffassung der persönlich haftenden Gesellschafterin und des Aufsichtsrats die Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder und die unbeeinflusste Wahrnehmung ihrer Beratungs- und Überwachungsaufgaben - unabhängig vom geschäftlichen Erfolg der Gesellschaft - am besten sichergestellt. Die effektive und unabhängige Wahrnehmung der Beratungs- und Überwachungstätigkeit durch den Aufsichtsrat leistet wiederum einen wichtigen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie und der langfristigen Entwicklung der EUROKAI GmbH & Co. KGaA.

Die Ausgestaltung als Festvergütung hat sich auch in der Vergangenheit bewährt und entspricht überdies der Anregung G.18 des Kodex sowie der überwiegenden Praxis in anderen börsennotierten Gesellschaften.

Die Höhe der Festvergütung orientiert sich an den übernommenen Aufgaben des jeweiligen Mitglieds im Aufsichtsrat und seinen Ausschüssen. Damit sollen von den Mitgliedern übernommene zusätzliche Aufgaben und Verantwortung angemessen honoriert werden. Das entspricht auch der Empfehlung G.17 des Kodex. Die Höhe der Aufsichtsratsvergütung ist nach Auffassung von Aufsichtsrat und der persönlich haftenden Gesellschafterin - auch im Vergleich zu anderen börsennotierten Gesellschaften - angemessen und marktgerecht, so dass die Gesellschaft auch in Zukunft in der Lage sein wird, qualifizierte Kandidaten für den Aufsichtsrat zu gewinnen und zu halten. Der Ehrenvorsitzende des Aufsichtsrats der EUROKAI GmbH & Co. KGaA erhält keine Vergütung.

(2)

Vergütungsbestandteile

a.

Festvergütung: Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten für jedes volle Geschäftsjahr ihrer Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat eine feste Vergütung in Höhe von EUR 15.000,00 (Festvergütung). Der Aufsichtsratsvorsitzende erhält das Dreifache dieses Betrages, der stellvertretende Vorsitzende das 1 ½-fache.

b.

Ausschusstätigkeiten: Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat einen Prüfungsausschuss. Jedes Mitglied dieses Ausschusses erhält eine jährliche Vergütung von EUR 2.000,00 und der Ausschussvorsitzende erhält das Doppelte dieses Betrages. Sollten zukünftig weitere Ausschüsse gebildet werden, wird die Ausschusstätigkeit in diesen Ausschüssen nicht vergütet.

c.

Sitzungsgeld: Die Aufsichtsratsmitglieder erhalten für jede Sitzung des Aufsichtsrats, an welcher sie teilnehmen, ein Sitzungsgeld von EUR 500,00. Für die Teilnahme an Sitzungen des Prüfungsausschusses wird kein Sitzungsgeld gewährt.

d.

Auslagen, Umsatzsteuer: Die Gesellschaft erstattet jedem Aufsichtsratsmitglied seine notwendigen Auslagen sowie die gegebenenfalls auf seine Bezüge gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer, soweit die Mitglieder des Aufsichtsrates berechtigt sind, diese der Gesellschaft gesondert in Rechnung zu stellen und dieses Recht ausüben.

e.

Maximalvergütung: Eine betragsmäßig bezifferte Maximalvergütung der Aufsichtsratsmitglieder besteht nicht. Die Obergrenze für die für Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ergibt sich aus der Summe der Festvergütung, etwaiger Zusatzvergütungen für Prüfungsausschussmitglieder, dem Sitzungsgeld sowie den Auslagen und etwaiger Umsatzsteuer.

(3)

Sonstige Regelungen / Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte

Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist abschließend durch die Regelung in § 13 der Satzung festgelegt. Es bestehen keine Neben- oder Zusatzvereinbarungen. Der Vergütungsanspruch wird mit Abschluss des Geschäftsjahres fällig; dies gilt nicht für den Anspruch auf Auslagenersatz. Scheidet ein Aufsichtsratsmitglied während des laufenden Geschäftsjahres aus dem Aufsichtsrat aus, so hat es Anspruch auf den entsprechenden Teil der Vergütung.

(4)

Verfahren zur Fest- und Umsetzung sowie zur Überprüfung des Vergütungssystems

Die Vergütung des Aufsichtsrats wird von der Hauptversammlung auf Vorschlag von Aufsichtsrat und der persönlich haftenden Gesellschafterin durch Beschluss festgelegt.

Die Aufsichtsratsvergütung wird von Aufsichtsrat und der persönlich haftenden Gesellschafterin regelmäßig, mindestens alle vier Jahre, insbesondere daraufhin überprüft, ob Höhe und Ausgestaltung der Vergütung noch marktgerecht sind, in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben des Aufsichtsrats sowie der Lage der Gesellschaft stehen sowie gesetzlichen Vorgaben und den Empfehlungen des Kodex entspricht. Dabei werden auch die Vergütungsregelungen in vergleichbaren Unternehmen betrachtet (horizontaler Vergleich). Aufsichtsrat und die persönlich haftende Gesellschafterin können bei der Überprüfung unabhängige externe Experten heranziehen.

Sofern sich im Rahmen der Überprüfung Änderungsbedarf ergibt, werden Aufsichtsrat und die persönlich haftende Gesellschafterin der Hauptversammlung einen entsprechenden Beschlussvorschlag zur Aufsichtsratsvergütung unterbreiten. Darüber hinaus ist bei börsennotierten Gesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen, wobei ein die Vergütung bestätigender Beschluss zulässig ist. Fasst die Hauptversammlung keinen bestätigenden Beschluss, so ist spätestens in der darauffolgenden ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem zur Beschlussfassung vorzulegen.

Beim Verfahren zur Fest- und Umsetzung sowie zur Überprüfung des Vergütungssystems gelten mit Blick auf etwaige Interessenkonflikte und deren Behandlung die allgemeinen Regeln des Aktiengesetzes und des Kodex. Institutionell wird Interessenkonflikten zudem dadurch vorgebeugt, dass etwaige Änderungsvorschläge auch von der persönlich haftenden Gesellschafterin mitgetragen werden müssen und die finale Entscheidung über die Aufsichtsratsvergütung bei der Hauptversammlung liegt.

9.)

Satzungsänderungen

Die Beschlussvorschläge unter lit. a) bis d) werden wie folgt begründet:

Die in § 9 in den Sätzen 1 und 2 der Satzung der EUROKAI GmbH & Co. KGaA getroffenen Regelungen zur Vergütung der Geschäftsführung sind bislang nicht angewandt worden, die Geschäftsführer der persönlich haftenden Gesellschafterin erhielten in den vergangenen Jahren seit Einfügung der Bestimmung in die Satzung im Jahr 2013 und so auch im Jahr 2020 keine Vergütung. Im Übrigen gelten die neuen, durch das ARUG II (vgl. Seite 5 Ziff. 8) geänderten gesetzlichen Regelungen zur Vergütung, die keiner Ergänzung in der Satzung der EUROKAI GmbH & Co. KGaA bedürfen. Diese Satzungsregelungen sollen daher aufgehoben werden (siehe dazu lit. a) des Beschlussvorschlags).

Um die zunehmende Flexibilisierung in der modernen Arbeitswelt unter Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel in der Arbeitsweise des Aufsichtsrats zu reflektieren und den Herausforderungen der fortdauernden COVID-19-Pandemie zu begegnen, sollen die Regelungen in § 12 Abs. 4 der Satzung für die Sitzungen und Beschlussfassungen des Aufsichtsrats diesbezüglich konkreter gefasst werden (siehe dazu lit. b) des Beschlussvorschlags).

Aus demselben Grunde soll den Aufsichtsratsmitgliedern die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung ermöglicht werden. Diese Möglichkeit besteht derzeit nur zeitlich befristet nach dem COVID-19-Gesetz. Um dies auch für die Zeit nach Ende der Geltungsdauer dieser Regelungen zu ermöglichen, soll eine entsprechende Ermächtigung gemäß § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG in die Satzung aufgenommen werden (siehe dazu lit. d) des Beschlussvorschlags).

Zudem sollen die durch das ARUG II geänderten Vorschriften zum Nachweis des Anteilsbesitzes durch die Aktionäre mit Inhaberaktien (siehe dazu § 123 Abs. 4 Satz 1 i.V.m. § 67c Abs. 3 AktG) in § 14 Abs. 3 der Satzung reflektiert werden (siehe dazu lit. c) des Beschlussvorschlags).

Die persönlich haftende Gesellschafterin und der Aufsichtsrat schlagen daher vor, die Satzung der EUROKAI GmbH & Co. KGaA in folgenden Paragrafen wie folgt zu ändern:

a)

§ 9 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

'Die EUROKAI GmbH & Co. KGaA erstattet der persönlich haftenden Gesellschafterin sämtliche Ausgaben und Aufwendungen für die Geschäftsführung einschließlich der Kosten ihres Verwaltungsrats.'

b)

§ 12 Absatz 4 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

'Beschlüsse des Aufsichtsrats werden in der Regel in Sitzungen gefasst. Die Aufsichtsratssitzungen werden vom Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter unter Angabe der einzelnen Gegenstände der Tagesordnung schriftlich, telefonisch oder mittels sonstiger elektronischer Kommunikationsmittel einberufen; § 110 AktG bleibt unberührt. Auf Anordnung des Vorsitzenden oder mit Zustimmung aller Mitglieder des Aufsichtsrats können Sitzungen auch in Form einer Telefonkonferenz oder mittels sonstiger elektronischer Kommunikationsmittel (insbesondere Videokonferenz) abgehalten und einzelne Aufsichtsratsmitglieder telefonisch oder mittels elektronischer Kommunikationsmittel (insbesondere Videoübertragung) zugeschaltet werden; in diesen Fällen kann die Beschlussfassung im Wege der Telefonkonferenz oder mittels sonstiger elektronischer Kommunikationsmittel (insbesondere Videokonferenz) erfolgen. Abwesende bzw. nicht an der Konferenzschaltung teilnehmende oder zugeschaltete Aufsichtsratsmitglieder können auch dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrats teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied überreichen lassen. Darüber hinaus können sie ihre Stimme auch im Vorfeld der Sitzung, während der Sitzung oder nachträglich innerhalb einer vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu bestimmenden angemessenen Frist auch mündlich, fernmündlich, per E-Mail oder mittels sonstiger gebräuchlicher Kommunikationsmittel abgeben. Ein Recht zum Widerspruch gegen die vom Vorsitzenden angeordnete Form der Beschlussfassung besteht nicht.'

c)

Der bisherige § 14 Absatz 3 Satz 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

'Der Nachweis hat durch einen in Textform und in deutscher oder englischer Sprache erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut zu erfolgen; hierzu reicht in jedem Fall ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus.'

d)

§ 14 der Satzung wird um folgenden Absatz 8 ergänzt:

'(8) Mitgliedern des Aufsichtsrats ist die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung ausnahmsweise in den Fällen gestattet, in denen ihnen aufgrund gesetzlicher Einschränkungen oder aufgrund großer Entfernung des Dienst- oder Wohnsitzes vom Versammlungsort oder aus gesundheitlichen Gründen die persönliche Teilnahme nicht oder nur mit erheblichem Aufwand möglich ist.'

Der vollständige Wortlaut der Satzung in der durch den vorstehenden Beschlussvorschlag angepassten Fassung einschließlich einer Vergleichsversion, aus der die vorgeschlagenen Änderungen gegenüber der aktuellen Satzung ersichtlich sind, ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

abrufbar.

II.

Weitere Angaben zur Einberufung

1.)

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Auf Grundlage des am 28. März 2020 in Kraft getretenen Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie in Verbindung mit den am 28. Februar 2021 in Kraft getretenen Änderungen durch Artikel 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht (nachfolgend COVID-19-Gesetz) hat die persönlich haftende Gesellschafterin der EUROKAI GmbH & Co. KGaA mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die ordentliche Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreterinnen der Gesellschaft) mit der Möglichkeit zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung und Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Zuschaltung (nachfolgend Zuschaltung) durchzuführen.

Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können die gesamte Hauptversammlung jedoch per Bild- und Tonübertragung unter der Internetadresse

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

verfolgen, wenn sie sich über das unter dieser Internetadresse zugängliche Online-Portal der Gesellschaft (HV-Portal) zur Hauptversammlung, die Stammaktionäre insbesondere zur Ausübung ihres Stimmrechts, zuschalten. Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären wird anstelle der herkömmlichen Eintrittskarte eine Stimmrechts- bzw. Teilnehmerkarte mit weiteren Informationen zur Rechtsausübung zugeschickt. Die Stimmrechts- bzw. Teilnehmerkarte enthält unter anderem den Zugangscode, mit dem die Aktionäre das HV-Portal nutzen können.

Fragen der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigen sind jedoch bis spätestens zum 8. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), wie nachstehend näher bestimmt, aufzugeben.

2.)

Internetgestütztes HV-Portal und Aktionärs-Hotline

Über die Internetadresse

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

ist ab dem 19. Mai 2021 ein internetgestütztes Online-Portal (HV-Portal) zugänglich. Über dieses können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um das HV-Portal nutzen zu können, müssen Sie sich mit dem Zugangscode, den Sie mit Ihrer Stimmrechts- oder Teilnehmerkarte erhalten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Rechte erscheinen dann, je nach Berechtigung als Stamm- oder Vorzugsaktionär, in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des HV-Portals.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechts- bzw. Teilnehmerkarte bzw. im Internet unter vorstehend genannter Adresse.

Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladungsbekanntmachung. Bei Fragen zur virtuellen Hauptversammlung und zur Nutzung des HV-Portals können Sie sich an unsere Aktionärs-Hotline unter der Nummer +49 (0)89 21027-220 wenden. Die Aktionärs-Hotline ist Montag bis Freitag, jeweils von 9:00 bis 17:00 Uhr (MESZ), und am Tag der Hauptversammlung, dem 9. Juni 2021, ebenfalls ab 09:00 Uhr (MESZ) erreichbar.

3.)

Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, mit Nachweisstichtag nach § 123 Abs. 4 AktG und dessen Bedeutung und die elektronische Zuschaltung zur Hauptversammlung

3.1) Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung

Zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts als Stammaktionär, und zur elektronischen Zuschaltung über das HV-Portal sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) unter der nachfolgend genannten Adresse anmelden und einen von ihrem depotführenden Institut (Intermediär) erstellten besonderen Nachweis ihres Anteilsbesitzes an diese Adresse (nachfolgend Anmeldeadresse) übermitteln (nachfolgend ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre):

 

EUROKAI GmbH & Co. KGaA
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also den 19. Mai 2021, 0:00 Uhr (MESZ), (Nachweisstichtag / Record Date) beziehen. Es wird darauf hingewiesen, dass in den Mitteilungen nach § 125 AktG, welche in Form und Inhalt gemäß EU-DVO 2018/1212 aufzustellen sind, in Feld C5 der Tabelle 3 der EU-DVO ein Aufzeichnungsdatum anzugeben ist. Dieses Aufzeichnungsdatum (im vorliegenden Fall: 18. Mai 2021, 22:00 Uhr UTC (koordinierte Weltzeit)) ist nicht identisch mit dem nach § 123 Abs. 4 AktG zu benennenden Record Date (im vorliegenden Fall den 19. Mai 2021, 0:00 Uhr (MESZ)). Die Gesellschaft folgt hier einer Empfehlung des Umsetzungsleitfadens des Bundesverbandes Deutscher Banken zur Aktionärsrechtsrichtlinie II/ARUG II für den deutschen Markt.

Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft bis spätestens 2. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Die Anmeldung hat gemäß § 14 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft in Textform in deutscher oder englischer Sprache zu erfolgen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut bedarf gemäß § 14 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ebenfalls der Textform und muss ebenfalls in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG ist ausreichend.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der Aktionärsrechte als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.

Die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts für Stammaktionäre sowie die Möglichkeit zur elektronischen Zuschaltung zur Hauptversammlung über das HV-Portal bemessen sich ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Das bedeutet, dass Aktionäre aus erst nach dem Nachweisstichtag erworbenen Aktien keine Aktionärsrechte ausüben können, es sei denn, sie wurden von einem berechtigten Aktionär bevollmächtigt oder zur Rechtsausübung ermächtigt. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern, sind - bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes - im Verhältnis zur Gesellschaft gleichwohl zur Ausübung der Aktionärsrechte und zur elektronischen Zuschaltung zur Hauptversammlung über das HV-Portal berechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.

Für die Ausübung ihrer jeweiligen Rechte in Bezug auf die Hauptversammlung werden den ordnungsgemäß angemeldeten Stammaktionären Stimmrechtskarten mit Stimmrechtskartennummern und den ordnungsgemäß angemeldeten Vorzugsaktionären Teilnehmerkarten mit Teilnehmerkartennummern jeweils einschließlich der Zugangsdaten für das HV-Portal zum Zwecke der elektronischen Zuschaltung zur Hauptversammlung zugesandt.

3.2) Stimmrechtsausübung durch Briefwahl

Ordnungsgemäß angemeldete Stammaktionäre können ihr Stimmrecht durch Briefwahl in drei verschiedenen Formen abgeben, nämlich entweder schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation per E-Mail oder über das HV-Portal.

Vorab: Auch im Fall einer Stimmrechtsausübung durch Briefwahl sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes nach den Bestimmungen vorstehend Ziff. II 3.1) erforderlich.

Wenn Sie Ihr Stimmrecht unter Verwendung der Stimmrechtskarte, die die Stammaktionäre nach ihrer Anmeldung erhalten haben, ausüben wollen, also nicht über das HV-Portal, so ist eine schriftliche oder elektronische Übermittlung per E-Mail der Stimmrechtskarte an die in der Anmeldeadresse unter der unter Ziff. II 3.1) genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse erforderlich.

Eine Stimmrechtskarte können Sie auch von der Internetadresse

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

herunterladen oder bei der Gesellschaft unter der unter Ziff. II 3.1) genannten Adresse kostenlos anfordern.

Wenn Sie zur Ausübung Ihres Stimmrechts die Stimmrechtskarte verwenden, ist diese ausschließlich an die in der Anmeldeadresse unter unter Ziff. II 3.1) genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse zu übermitteln und zwar aus organisatorischen Gründen bis zum 8. Juni 2021, 24.00 Uhr (MESZ).

Bitte beachten Sie hierbei unbedingt die Angabe der Stimmrechtskartennummer. Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt.

Alternativ steht Ihnen allerdings für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl vor und auch während der Hauptversammlung auch das unter der Internetadresse

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erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Briefwahl über das HV-Portal ist ab dem 19. Mai 2021 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Briefwahl' vorgesehen. Über das HV-Portal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen etwaige zuvor im Wege der Briefwahl erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Weitere Hinweise zur Briefwahl sind in der Stimmrechtskarte, die die ordnungsgemäß angemeldeten Stammaktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen und eine nähere Beschreibung der Briefwahl über das HV-Portal sind auch im Internet unter

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zu finden.

3.3) Aktionärs- und Stimmrechtsausübung durch Vollmacht und Weisung

Ordnungsgemäß angemeldete Stammaktionäre können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, ist die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG berechtigt, eine oder mehrere von ihnen zurückzuweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, es sei denn, die Vollmachtserteilung erfolgt gemäß § 135 AktG an einen Intermediär (insbesondere ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder an Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten. Bei der Bevollmächtigung einer solchen Person oder Institution können Besonderheiten gelten. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Intermediären (insbesondere Kreditinstituten), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern und Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, wird, wenn sie eine Mehrzahl von Aktionären vertreten, empfohlen, sich im Vorfeld der Hauptversammlung hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts unter der unter Ziff. II 3.1) genannten Anmeldedresse zu melden.

Wenn weder ein Intermediär (insbesondere ein Kreditinstitut), noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, nach § 135 AktG bevollmächtigt wird, kann die Vollmachtserteilung an den Bevollmächtigten entweder gegenüber der Gesellschaft oder unmittelbar gegenüber dem Bevollmächtigten (in diesem Falle bedarf es des Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft in Textform) erfolgen.

Die Vollmachtserteilung an den Bevollmächtigten gegenüber der Gesellschaft oder der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft ist der Gesellschaft unter der unter Ziff. II 3.1) genannten Anmeldeadresse zu übermitteln. Entsprechendes gilt für den Widerruf der Vollmacht. Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf dem Postweg, so muss dies aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft spätestens bis zum 8. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Erfolgt die Übermittlung demgegenüber per E-Mail, so gilt: Eine Übermittlung der Vollmachtserteilung an den Bevollmächtigten gegenüber der Gesellschaft oder des Nachweises der Bevollmächtigung oder deren Widerruf ist an die unter der Anmeldeadresse in Ziff. II 3.1) genannte E-Mail-Adresse auch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen noch möglich. Der Nachweis einer auf diesem Wege erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Nachweis (z. B. Kopie oder Scan der Vollmacht) an die unter Ziff. II 3.1) genannte E-Mail-Adresse übermittelt wird.

Ordnungsgemäß angemeldete Stammaktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, können zur Erteilung der Vollmacht das ihnen mit der Stimmrechtskarte zugesandte Formular verwenden. Vorzugsaktionäre erhalten ebenfalls eine Teilnehmerkarte mit dem entsprechenden Formular. Das Vollmachtsformular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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zum Herunterladen zur Verfügung und kann bei der Gesellschaft unter der unter Ziff. II 3.1) genannten Anmeldeadresse kostenlos angefordert werden.

Vollmachten können bis zum Tag der Hauptversammlung (einschließlich) auch elektronisch über das HV-Portal erteilt werden. Die Zuschaltung des Bevollmächtigten zu der Hauptversammlung über das HV-Portal setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Stimmrechtskarte bzw. Teilnehmerkarte versendeten Zugangsdaten erhält. Auch in diesem Fall ist der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft erforderlich. Der Nachweis der Bevollmächtigung ist auf den oben unter Ziff. II 3.1) beschriebenen Wegen an die Gesellschaft zu übermitteln.

Stimmabgabe ist nur in Bezug auf solche Anträge und Wahlvorschläge möglich, die mit dieser Einberufung oder im Zusammenhang mit § 122 Abs. 2 AktG oder §§ 126, 127 AktG veröffentlicht wurden.

Weitere Hinweise zur Vollmachtserteilung an Dritte sind in der Stimmrechts- bzw. Teilnehmerkarte, die die ordnungsgemäß angemeldeten Stamm- bzw. Vorzugsaktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen sowie eine detaillierte Beschreibung der Durchführung der Vollmachtserteilung über das HV-Portal sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

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abrufbar.

Wir bieten ordnungsgemäß angemeldeten Stammaktionären als Service an, sich zur Stimmrechtsausübung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreterinnen, Frau Christiane Thaden und Frau Gabriele Heyer-Haack, in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreterinnen der Gesellschaft werden die Stimmrechte der Aktionäre entsprechend der ihnen erteilten Weisungen ausüben; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten oder den vor der Hauptversammlung zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen vorliegt.

Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreterinnen Vollmacht erteilen möchten, werden gebeten, das mit der Stimmrechtskarte übersandte Vollmachts- und Weisungsformular zu verwenden. Das Vollmachts- und Weisungsformular kann ebenfalls unter der Internetadresse

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heruntergeladen werden oder bei der Gesellschaft unter der unter Ziff. II 3.1) genannten Anmeldeadresse kostenlos angefordert werden.

Die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreterinnen der Gesellschaft und die Erteilung von Weisungen an sie müssen der Gesellschaft unter Angabe Ihrer Stimmrechtskartennummer in Textform per Post oder E-Mail zur organisatorischen Erleichterung bis zum 8. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), bei der unter Ziff. II 3.1) genannten Anmeldeadresse zugehen. Gleiches gilt für Änderung und den Widerruf der Vollmacht bzw. Weisung.

Vor und während der Hauptversammlung steht ordnungsgemäß angemeldeten Stammaktionären für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreterinnen der Gesellschaft auch das unter der Internetadresse

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Bevollmächtigung über das HV-Portal ist ab dem 19. Mai 2021 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Über das HV-Portal können auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen etwaige zuvor erteilte Vollmachten und Weisungen geändert oder widerrufen werden.

Eine Stimmabgabe und Weisung ist nur in Bezug auf solche Anträge und Wahlvorschläge möglich, die mit dieser Einberufung oder im Zusammenhang mit § 122 Abs. 2 AktG oder §§ 126, 127 AktG veröffentlicht wurden.

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreterinnen sind in der Stimmrechtskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Stammaktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen und eine detaillierte Beschreibung der Durchführung der Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreterinnen über das HV-Portal sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

abrufbar.

3.4) Informationen gemäß Tabelle 3 Block E Ziffern 3, 4 und 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 vom 3. September 2018

Die zu den Tagesordnungspunkten zugänglich zu machenden Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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zugänglich.

Dort stehen den Aktionären auch weitere Informationen zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Tagesordnung sowie zu den Fristen für die Ausübung anderer Aktionärsrechte zur Verfügung.

Die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte 2 bis (einschließlich) 9 hat verbindlichen Charakter. Zu den Tagesordnungspunkten 2 bis (einschließlich) 9 können die Aktionäre mit 'Ja' oder 'Nein' abstimmen oder sich der Stimme enthalten.

4.)

Hinweise zu Ergänzungsanträgen gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) oder in elektronischer Form (§ 126a BGB) an die persönlich haftende Gesellschafterin zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung dabei nicht mitzurechnen sind, d.h. bis spätestens 9. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ). Aktionäre werden gebeten, ein entsprechendes Verlangen an die unter Ziff. II 3.1) genannte Anmeldeadresse zu senden.

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Zugang des Verlangens Inhaber der Aktien sind, und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über den Antrag halten. Bei der Berechnung dieser Frist ist § 70 AktG zu beachten.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht werden - unverzüglich im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unverzüglich über die Internetseite unter

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

zugänglich gemacht und den Aktionären mitgeteilt.

5.)

Hinweise zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 S. 3 COVID-19-Gesetz

Jeder Aktionär hat das Recht, einen Gegenantrag gegen die Vorschläge der persönlich haftenden Gesellschafterin und/oder des Aufsichtsrats zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung zu stellen oder Wahlvorschläge zu unterbreiten.

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Versammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also spätestens bis zum 25. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter der unter Ziff. II 3.1) für die EUROKAI GmbH & Co. KGaA genannten Adresse zugegangen sind, werden einschließlich einer etwaigen Begründung und des Namens des Aktionärs nach Nachweis der Aktionärseigenschaft des Antragstellers im Internet unter

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

nach den gesetzlichen Regeln zugänglich gemacht. Für Wahlvorschläge gilt dies entsprechend mit der Maßgabe, dass diese nicht zu begründen sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

An andere als die an die unter Ziff. II 3.1) für die EUROKAI GmbH & Co. KGaA genannte Adresse adressierte oder nicht rechtzeitig zugegangene Gegenanträge müssen nicht zugänglich gemacht werden. §§ 126 Abs. 2, 127 AktG enthalten weitere Umstände, bei deren Vorliegen Anträge nicht zugänglich gemacht werden müssen.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden.

Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 des Aktiengesetzes zugänglich zu machen sind, gelten als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

6.)

Hinweise zum Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3, S. 2 COVID-19-Gesetz

Nach § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Diese Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Unter bestimmten, in § 131 Abs. 3 AktG näher ausgeführten Voraussetzungen, darf der Vorstand die Auskunft verweigern. Eine ausführliche Darstellung der Voraussetzungen, unter denen der Vorstand die Auskunft verweigern darf, findet sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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in den ergänzenden Unterlagen zur Hauptversammlung.

Das Auskunftsrecht der Aktionäre ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz eingeschränkt. Danach haben die Aktionäre das Recht, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz). Die Geschäftsführung und damit die persönlich haftende Gesellschafterin kann zudem festlegen, dass Fragen spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat die persönlich haftende Gesellschafterin der EUROKAI GmbH & Co. KGaA mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht. Wie die Fragen beantwortet werden, entscheidet die persönlich haftende Gesellschafterin der EUROKAI GmbH & Co. KGaA gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben danach die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz). Etwaige Fragen sind bis spätestens zum 8. Juni 2021, 24.00 Uhr (MESZ), über das unter der Internetseite

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zugängliche HV-Portal einzureichen. Eine Einreichung von Fragen auf einem anderen Übermittlungsweg ist nicht möglich.

Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist können Fragen nicht mehr eingereicht werden. Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen. Bitte beachten Sie dazu noch die weitergehenden Erläuterungen zu den Aktionärsrechten und zum Datenschutz am Ende dieser Einladungsbekanntmachung. Die persönlich haftende Gesellschafterin behält sich vor, häufig gestellte Fragen (FAQs) vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.

7.)

Weitergehende Erläuterungen und Informationen nach § 124a AktG (Veröffentlichungen auf der Internetseite)

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind ab Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

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zugänglich. Etwaige bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die oben genannte Internetseite zugänglich gemacht werden. Über die Internetseite ist auch das HV-Portal der Gesellschaft erreichbar, das für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre u.a. eine Ausübung des Stimmrechts für Stammaktionäre vor und während der Hauptversammlung ermöglicht. Unter dieser Internetadresse werden nach der Hauptversammlung auch die Abstimmungsergebnisse veröffentlicht. Des Weiteren finden sich dort weitergehende Erläuterungen zu den vorstehend genannten Aktionärsrechten nach §§ 122, 126, 127 und 131 AktG und § 1 des COVID-19-Gesetzes sowie die Informationen nach § 124a AktG.

8.)

Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können bis zum Ende der Hauptversammlung über das HV-Portal auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Widerspruch einlegen' vorgesehen.

9.)

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 13.468.494,00. Es ist eingeteilt in 6.759.480 stimmberechtigte Inhaberstammaktien im Nennbetrag von jeweils EUR 1,00, in 6.708.494 stimmrechtslose Inhabervorzugsaktien im Nennbetrag von jeweils EUR 1,00 und eine auf den Namen lautende stimmberechtigte Vorzugsaktie im Nennbetrag von EUR 520,00 - der Namensaktie Nr. 00001.

Je EUR 1,00 Nennbetrag der stimmberechtigten Aktien gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung daher 6.760.000 Stimmen.

Die Gesellschaft hält derzeit keine eigenen Aktien.

10.)

Hinweise zum Datenschutz

Wenn Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten sich zur virtuellen Hauptversammlung anmelden, eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, ihre Aktionärsrechte ausüben, das HV-Portal nutzen oder sich zur virtuellen Hauptversammlung zuschalten, verarbeiten wir personenbezogene Daten über den Aktionär und/oder den Bevollmächtigten (z.B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und individuelle Zugangsdaten für die Nutzung des HV-Portals). Dies geschieht, um Aktionären oder ihren Bevollmächtigten die Zuschaltung zur und die Ausübung ihrer Rechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

EUROKAI GmbH & Co. KGaA
Kurt-Eckelmann-Straße 1
21129 Hamburg
E-Mail: investor-relations@eurokai.de

Soweit wir uns zur Durchführung der Hauptversammlung Dienstleister bedienen, verarbeiten diese personenbezogene Daten nur in unserem Auftrag und sind im Übrigen zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen steht jedem Betroffenen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Löschungs- und ggf. Widerspruchsrecht bezüglich der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung und auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung und zu Ihren Rechten nach der Datenschutz-Grundverordnung können jederzeit auf unserer Internetseite unter

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

abgerufen oder unter folgender Adresse angefordert werden:

EUROKAI GmbH & Co. KGaA
Kurt-Eckelmann-Straße 1
21129 Hamburg
E-Mail: investor-relations@eurokai.de

11.)

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des HV-Portals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser (d.h. ein Programm zum Abruf und zur Darstellung von Internetseiten) und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Stimmrechts- oder Teilnehmerkarte, die Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert übersendet bekommen. Auf dieser Stimmrechts- bzw. Teilnehmerkarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im HV-Portal auf der Anmeldeseite anmelden können.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen - soweit möglich - die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Das HV-Portal ist für die Ausübung des Stimmrechts ab dem 19. Mai 2021 zugänglich.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechts- oder Teilnehmerkarte bzw. im Internet unter

http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Hauptversammlung

Bei technischen Fragen zum HV-Portal oder zu Ihrer Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung stehen Ihnen vor und während der Hauptversammlung die Mitarbeiter unseres Hauptversammlungs-Dienstleisters unter der folgenden Rufnummer gerne zur Verfügung:

Aktionärs-Hotline: +49 (0)89 21027-220

Die Aktionärs-Hotline ist Montag bis Freitag, jeweils von 9:00 bis 17:00 Uhr (MESZ), und am Tag der Hauptversammlung, dem 9. Juni 2021, ebenfalls ab 09:00 Uhr (MESZ) erreichbar.

Bei technischen Fragen vor Beginn der virtuellen Hauptversammlung können Sie sich auch per E-Mail an unseren Hauptversammlungs-Dienstleister unter der E-Mail-Adresse

eurokai@linkmarketservices.de

wenden.

12.)

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung per öffentlicher Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

Hamburg, im April 2021

Die persönlich haftende Gesellschafterin
Kurt F.W.A. Eckelmann GmbH

Thomas H. Eckelmann                Cecilia E.M. Eckelmann-Battistello



29.04.2021 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
Medienarchiv unter http://www.dgap.de


Sprache: Deutsch
Unternehmen: EUROKAI GmbH & Co. KGaA
Kurt-Eckelmann-Str. 1
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Deutschland
E-Mail: investor-relations@eurokai.de
Internet: http://www.eurokai.de/Investor-Relations/Finanzkalender

 
Ende der Mitteilung DGAP News-Service

1190722  29.04.2021 

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