Faktura Börsenlexikon Vorheriger Begriff: Fair Value Nächster Begriff: Fälligkeit

Faktura ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen und bezeichnet ein kaufmännisches Dokument, mit dem ein Unternehmen einem Kunden eine Lieferung von Waren oder eine erbrachte Dienstleistung in Rechnung stellt. Im deutschen Sprachraum ist „Faktura“ weitgehend synonym mit dem Begriff Rechnung zu verstehen, wobei der Ausdruck „Faktura“ insbesondere im kaufmännisch-buchhalterischen Kontext verwendet wird. Sie stellt ein zentrales Element in der Abwicklung von Geschäftsbeziehungen dar und hat sowohl rechtliche als auch steuerliche Funktionen.

Funktion und Bedeutung

Die Faktura dient primär dazu, den Zahlungsanspruch des leistenden Unternehmens gegenüber dem Leistungsempfänger zu dokumentieren. Darüber hinaus erfüllt sie verschiedene weitere Funktionen:

1. Belegfunktion: Die Faktura ist ein buchhalterisch relevanter Beleg, der zur Verbuchung von Umsätzen und Eingangsrechnungen dient.

2. Rechtsfunktion: Sie dokumentiert die vertraglich vereinbarte Leistung und dient im Streitfall als Beweisgrundlage.

3. Steuerfunktion: Sie ist eine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger im Rahmen der Umsatzsteuer (§ 15 UStG) und für die steuerlich korrekte Umsatzdeklaration beim Leistenden.

4. Informationsfunktion: Die Faktura enthält alle relevanten Angaben zu Lieferung, Leistung, Preis, Steuersätzen, Zahlungsbedingungen und beteiligten Unternehmen.

Gesetzliche Anforderungen an eine Faktura

In Deutschland müssen Rechnungen bestimmten formalen Anforderungen genügen, um steuerlich anerkannt zu werden. Die rechtlichen Grundlagen finden sich insbesondere im Umsatzsteuergesetz (UStG), insbesondere in § 14 und § 14a UStG.

Eine ordnungsgemäße Faktura muss folgende Angaben enthalten:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers,

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmens,

3. Rechnungsdatum,

4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die zur eindeutigen Identifizierung dient,

5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,

6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, sofern dieser nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist,

7. Entgelt für die Leistung (Nettobetrag),

8. Anzuwendender Umsatzsteuersatz und der entsprechende Steuerbetrag,

9. Gesamtbetrag (Bruttobetrag),

10. Im Falle von Steuerbefreiungen: Hinweis auf die gesetzliche Grundlage der Befreiung (z. B. innergemeinschaftliche Lieferung nach § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG).

Für Rechnungen unter einem Gesamtbetrag von 250 Euro (inkl. Umsatzsteuer) gelten vereinfachte Anforderungen (§ 33 UStDV).

Arten der Faktura

Je nach Geschäftsform und -prozess gibt es verschiedene Arten von Faktura-Dokumenten:

1. Einzelfaktura: Wird für einen einzelnen Auftrag oder Vorgang erstellt.

2. Sammelfaktura: Umfasst mehrere Leistungen oder Lieferungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums für denselben Kunden.

3. Teilrechnung (Abschlagsrechnung): Wird erstellt, wenn Leistungen in Abschnitten erbracht und abgerechnet werden.

4. Schlussrechnung: Endabrechnung über alle zuvor vereinbarten und ggf. schon in Teilrechnungen abgerechneten Leistungen.

5. Proforma-Rechnung: Dient nicht der Zahlungsaufforderung, sondern z. B. zu Zollzwecken oder zur Dokumentation bei innerbetrieblichen Vorgängen.

6. Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn: Eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger selbst erstellt wird (sogenannte „Abrechnungsgutschrift“, § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Erstellung und Übermittlung

Die Faktura kann heute in verschiedenen Formen erstellt und übermittelt werden:

• Papierform: Klassische Rechnung per Post.

• Elektronisch (E-Rechnung): Per E-Mail im PDF-Format oder im strukturierten Datenformat (z. B. ZUGFeRD, XRechnung). Seit 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich im Rahmen der EU-Vorgaben zunehmend verpflichtend.

• Automatisierte Fakturierungssysteme: Vor allem im Rahmen der ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), z. B. SAP, DATEV oder Lexware, erfolgt die Fakturierung automatisiert mit Schnittstellen zur Buchhaltung und Lagerwirtschaft.

Relevanz in der Buchhaltung

In der Finanzbuchhaltung ist die Faktura ein buchhalterisches Grundlagendokument:

• Beim ausstellenden Unternehmen dient sie als Grundlage für Umsatzerlöse und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

• Beim empfangenden Unternehmen ist sie Basis für die Erfassung der Verbindlichkeit und ggf. Vorsteuerabzug.

Fakturen unterliegen der Aufbewahrungspflicht gemäß § 147 AO: Grundsätzlich müssen sie 10 Jahre aufbewahrt werden.

Fehlerhafte oder unvollständige Faktura

Fehlende Pflichtangaben oder fehlerhafte Angaben führen dazu, dass:

• kein Vorsteuerabzug möglich ist,

• eine Korrekturrechnung erforderlich wird,

• im Extremfall steuerliche Sanktionen oder Verzögerungen bei Betriebsprüfungen eintreten können.

Die Berichtigung einer Rechnung ist nach § 14c UStG grundsätzlich möglich, wobei die berichtigte Faktura klar auf die ursprüngliche Bezug nehmen muss.

Internationale Aspekte

Im internationalen Geschäftsverkehr ist die Faktura ebenfalls unerlässlich. Dabei gelten zusätzlich:

• Zollrechtliche Anforderungen, z. B. bei Ausfuhrlieferungen,

• Sprachliche und inhaltliche Anpassungen, insbesondere bei Umsatzsteuernummern, Incoterms oder Währungseinheiten,

• Umsatzsteuerliche Besonderheiten, etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU oder bei Drittlandsgeschäften.

Fazit

Die Faktura ist ein zentrales Dokument im Geschäftsverkehr, das der Abrechnung von Lieferungen und Leistungen dient und zugleich rechtliche, buchhalterische und steuerliche Funktionen erfüllt. Sie muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um ordnungsgemäß und steuerlich wirksam zu sein. Eine sachgemäße Fakturierung ist unerlässlich für die Zahlungsabwicklung, die steuerliche Deklaration und die ordnungsgemäße Buchführung eines Unternehmens. Fehlerhafte oder unvollständige Fakturen können zu steuerlichen Nachteilen oder rechtlichen Auseinandersetzungen führen, weshalb ihrer korrekten Erstellung besondere Aufmerksamkeit zukommt.